Registro retributivo obligatorio: qué empresas deben tenerlo actualizado este año

El registro retributivo obligatorio afecta a toda empresa con personal contratado en España, sin importar cuántos trabajadores tenga en plantilla. 

Sin embargo, sigue siendo habitual encontrar empresas que confunden esta obligación con el plan de igualdad, que solo aplica a partir de cierto tamaño, o que no actualizan el documento con los datos del ejercicio correspondiente.

En este artículo de FusterGüell explicamos qué es el registro retributivo, qué empresas deben tenerlo actualizado este año, qué información debe incluir y qué diferencias existe con la auditoría salarial, obligatoria únicamente para las compañías de mayor tamaño.

También repasamos las novedades que trae la nueva directiva europea de transparencia retributiva, en vigor desde el 7 de junio de 2026, y que amplía de forma notable las obligaciones y el régimen sancionador aplicable a las empresas españolas.

Qué es el registro retributivo

El registro retributivo, también llamado registro salarial, es el documento en el que la empresa recoge los valores medios de los salarios de toda su plantilla, desglosados por sexo. 

Su finalidad es garantizar la transparencia retributiva y facilitar la detección de posibles diferencias salariales entre hombres y mujeres que desempeñan trabajos de igual valor.

La obligación nace del Real Decreto-ley 6/2019 y se desarrolla en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva, que entró en vigor el 14 de abril de 2021. El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores recoge expresamente esta obligación para toda empresa con personas trabajadoras a su cargo.

El documento debe incluir, como mínimo, tres bloques de conceptos retributivos: el salario base, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales. Todos ellos deben aparecer desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor.

Qué empresas deben tener el registro retributivo obligatorio actualizado este año

La regla general es clara: todas las empresas españolas deben contar con un registro retributivo, con independencia de su tamaño, sector o número de personas trabajadoras. La obligación también incluye al personal directivo y a los altos cargos de la compañía.

Esto significa que una pyme con dos o tres empleados tiene exactamente la misma obligatoriedad del registro retributivo que una empresa de varios cientos de trabajadores. La diferencia entre unas y otras no está en si deben tenerlo, sino en el nivel de exigencias adicionales que asumen a partir de determinados umbrales de plantilla.

Este año, el registro retributivo de cada empresa debe recoger las retribuciones efectivamente percibidas por la plantilla durante el ejercicio natural inmediatamente anterior. 

El documento se actualiza, como mínimo, una vez al año, aunque también debe revisarse antes si se produce una alteración sustancial en la política salarial, es decir, un cambio de carácter colectivo que afecte a toda la plantilla o a una parte significativa de ella.

Antes de elaborar o modificar el registro, la empresa está obligada a consultar a la representación legal de las personas trabajadoras, con una antelación mínima de diez días.

Si tu empresa supera los 50 trabajadores, la obligación no termina en el registro: la ley exige además contar con un plan de igualdad que incorpore una auditoría retributiva propia, un análisis más profundo orientado específicamente a detectar y corregir desigualdades salariales.

Registro retributivo vs. auditoría salarial: la diferencia clave

Es habitual confundir el registro retributivo con la auditoría salarial, pero se trata de dos herramientas distintas dentro del mismo marco de transparencia. El registro es la fotografía de los datos; la auditoría es el análisis en profundidad de esos datos.

El registro salarial es, por tanto, el punto de partida obligatorio para cualquier empresa. La auditoría retributiva va un paso más allá y solo resulta exigible cuando la compañía está obligada a tener plan de igualdad.

Qué información debe incluir el registro retributivo

El registro retributivo debe permitir comparar salarios entre hombres y mujeres dentro de cada grupo profesional, categoría o puesto equivalente. Para ello, la empresa debe recopilar, como mínimo, estos conceptos, desagregados siempre por sexo:

• Salario base según convenio colectivo o contrato individual.
• Complementos salariales: antigüedad, plus de productividad, peligrosidad y similares.
• Percepciones extrasalariales: dietas, transporte, indemnizaciones y otros conceptos sin naturaleza estrictamente salarial.
• Horas extraordinarias y complementarias, con su correspondiente brecha por sexo.

Cada uno de estos apartados debe calcularse con dos indicadores obligatorios: la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido en cada grupo o categoría. 

Utilizar solo la media puede distorsionar el análisis cuando existen salarios muy elevados o muy bajos dentro de un mismo grupo, de ahí que la norma exija ambos cálculos de forma conjunta.

No es necesario, sin embargo, incluir información que permita identificar la retribución individual de una persona concreta. La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha subrayado que el registro debe garantizar la privacidad de la plantilla, de manera que solo se exponen valores agregados por grupo, nunca nóminas individuales.

Un ejemplo práctico de registro retributivo

Para entender cómo se aplica en la práctica, veamos un caso sencillo. Una empresa con un grupo profesional de «administración» tiene tres mujeres y dos hombres con funciones equivalentes.

Al calcular el registro retributivo, la empresa obtiene un salario medio de 28.000 € para las mujeres y de 30.000 € para los hombres dentro de ese mismo grupo. La diferencia resultante es del 6,6 %, una brecha salarial que debe quedar reflejada en el documento con independencia de que exista o no una explicación objetiva.

Si esa misma empresa tiene más de 50 trabajadores y plan de igualdad, tendrá además que justificar el origen de esa diferencia en la auditoría retributiva correspondiente, y corregirla si supera el 5 % sin causa objetiva que la explique.

Cómo elaborar correctamente el registro salarial

Preparar el registro salarial obligatorio no consiste solo en volcar cifras de nómina en una tabla. La empresa debe seguir un proceso ordenado para que el documento resulte útil y, sobre todo, defendible ante una eventual revisión de la Inspección de Trabajo.

El primer paso consiste en agrupar correctamente los puestos de trabajo por su valor real, no por su denominación formal. Dos puestos con nombres distintos, como «administrativo» y «coordinador de área», pueden tener un valor equivalente si coinciden en funciones, responsabilidad, formación exigida y condiciones de trabajo.

A partir de ahí, se recopilan los datos retributivos de toda la plantilla, se clasifican por sexo y se calculan media y mediana por cada grupo. El error más frecuente en esta fase es no incluir todos los conceptos retributivos, dejando fuera complementos o percepciones extrasalariales que sesgan la comparación.

La nueva directiva europea de transparencia retributiva

La Directiva (UE) 2023/970 estableció el 7 de junio de 2026 como fecha límite para su transposición por los Estados miembros, por lo que las empresas deberán atender a las obligaciones que resulten de su incorporación al ordenamiento jurídico español.

La nueva normativa introduce tres obligaciones inmediatas para cualquier empresa, sin importar su tamaño: publicar rangos salariales en las ofertas de empleo, prohibir preguntar por el salario anterior de los candidatos y eliminar las cláusulas de confidencialidad salarial en los contratos de trabajo.

A partir de 100 trabajadores, las exigencias se amplían con calendario escalonado: las empresas de más de 250 personas deben publicar informes anuales de brecha salarial desde junio de 2027, las de 150 a 249 desde 2028, y las de 100 a 149 desde 2031. 

En todos los casos, una brecha superior al 5 % sin justificación objetiva obliga a poner en marcha un plan de corrección junto con la representación legal de la plantilla.

Como hemos explicado en nuestro artículo sobre los errores en nóminas y cotizaciones que afectan la gestión laboral, una clasificación incorrecta de conceptos retributivos no solo genera riesgo en materia de igualdad, sino también en la liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social.

Sanciones por no tener el registro retributivo actualizado

No disponer del registro retributivo, falsear los datos o no mantenerlo actualizado constituye una infracción en materia laboral que puede derivar en sanción económica. Bajo el marco tradicional del Real Decreto 902/2020, las multas oscilan entre 626 y 6.250 euros, según se califique la infracción como leve, grave o muy grave.

Con la entrada en vigor de la Directiva de transparencia retributiva, el régimen sancionador se amplía de forma considerable para el conjunto de obligaciones de transparencia salarial: la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) contempla ahora multas que van desde los 70 euros en los casos más leves hasta los 225.018 euros en las infracciones muy graves, especialmente cuando existe discriminación salarial acreditada.

Además de la sanción económica, la falta de registro deja a la empresa en una posición mucho más débil frente a una inspección o frente a una reclamación de un trabajador que cuestione su retribución. Antes de afrontar una revisión, puede ser útil repasar los puntos clave para afrontar una Inspección de Trabajo.

Asesoramiento laboral en Granollers y el Vallès Oriental

Cumplir con el registro retributivo obligatorio exige algo más que rellenar una plantilla: requiere agrupar correctamente los puestos de trabajo, clasificar cada concepto salarial y mantener el documento actualizado conforme evoluciona la plantilla y la normativa europea.

En FusterGüell, nuestro equipo de asesoría laboral en Granollers y Cardedeu ayuda a empresas del Vallès Oriental a elaborar, revisar y actualizar su registro retributivo, así como a preparar la documentación necesaria ante una Inspección de Trabajo.

Si necesitas revisar el registro retributivo de tu empresa, contacta con nuestros profesionales.