¿A quién aplica VeriFactu? Guía completa para autónomos y pequeñas y medianas empresas

La entrada en vigor de VeriFactu en España en 2026 supondrá un cambio profundo en la forma de emitir y registrar facturas.

Esta normativa afectará de manera transversal a trabajadores autónomos, pequeñas y medianas empresas. Todos deberán utilizar software de facturación certificado para asegurar la trazabilidad y la integridad de sus operaciones contables.

En esta guía elaborada por FusterGüell, te explicamos todo lo que necesitas saber: quiénes están obligados, en qué sectores tendrá mayor impacto, las excepciones contempladas y cómo preparar tu negocio para adaptarte a tiempo.

¿Quiénes están obligados a cumplir con VeriFactu?

Según la Agencia Tributaria, la normativa es aplicable a cualquier contribuyente que emita facturas en territorio español que utilice un sistema informático de facturación para emitir las facturas.

Autónomos y profesionales independientes

Uno de los colectivos más afectados será el de los autónomos. A partir de 2026, los autónomos que estén expidiendo facturas con programas de facturación, deberán generar todas sus facturas a través de programas certificados por Hacienda.

Algunos ejemplos incluyen:

• Abogados y asesores independientes.
• Freelancers del ámbito creativo o tecnológico (diseño, programación).
• Profesionales de la salud en clínicas privadas.

Aunque suponga una inversión inicial, el uso de VeriFactu permitirá reducir errores contables y aportará mayor seguridad jurídica.

Sociedades y pymes: adaptación obligatoria

Cualquier sociedad mercantil, desde una microempresa hasta una pyme consolidada, tendrá que migrar a un sistema de facturación compatible con VeriFactu.

Esto será esencial para cumplir con la normativa y evitar sanciones económicas.

Sectores donde el impacto será mayor

Si bien la normativa es general, hay sectores donde la transición deberá hacerse con mayor urgencia debido al volumen de operaciones diarias:

• Hostelería y restauración: bares, cafeterías y restaurantes generan múltiples facturas a diario.
• Comercio minorista: tiendas de ropa, supermercados y otros comercios deberán reflejar cada transacción en un sistema certificado.
• Sanidad privada y farmacias: clínicas privadas y boticas deben cumplir con requisitos de trazabilidad y seguridad.
• Transporte y logística: desde transportistas individuales hasta grandes operadores deberán integrar sus sistemas.

Excepciones contempladas por la normativa

Existen algunos casos específicos en los que la aplicación de VeriFactu será parcial o incluso no será obligatoria inicialmente:

• Empresas sin actividad: las que estén inactivas no estarán obligadas hasta que reanuden operaciones.
• Regímenes simplificados de IVA: tendrán particularidades, aunque si emiten facturas, también deberán adaptarse.
• Casos con facturación manual limitada: en zonas sin conexión o actividades de bajo volumen, puede mantenerse la facturación manual bajo ciertos criterios y plazos.

¿Qué implica adaptarse a VeriFactu?

Cumplir con la normativa no solo implica instalar un nuevo software. Implica una revisión integral de los procesos contables y administrativos de la empresa:

• Sustituir o actualizar el sistema de facturación actual por uno homologado.
• Capacitar al personal responsable en el uso del nuevo sistema.
• Optimizar los flujos de trabajo para evitar errores y duplicidades.

Características del software certificado por Hacienda

• Homologación oficial por parte de la AEAT.
• Incorporación de un código identificador y un código QR.
• Registro seguro, trazable y sin posibilidad de alteración.

Prepararse con antelación, la mejor estrategia

La implementación de VeriFactu es tanto un reto tecnológico como organizacional. Abordarlo con tiempo evitará sanciones y supondrá una ventaja en términos de control financiero y eficiencia.

Adaptación contable y operativa

La adopción del sistema exigirá una contabilidad más automatizada, con seguimiento en tiempo real, y una estructura administrativa más eficiente.

¿Debe tu negocio aplicar VeriFactu?

En la mayoría de los casos, sí. Pero siempre es recomendable realizar una revisión específica de cada caso particular para confirmarlo.

Test rápido: ¿estás entre los obligados?

• ¿Eres autónomo o sociedad que emite facturas?
• ¿Utilizas un sistema informático de facturación?
• ¿Estás domiciliado en España (exceptuando País Vasco y Navarra)?

Si respondes afirmativamente, debes adaptarte.

Errores comunes al interpretar la norma

• Creer que solo las empresas están obligadas.
• Pensar que basta con emitir facturas electrónicas sin certificación.
• Posponer la adaptación hasta el último momento.

¿Cuándo acudir a una asesoría especializada?

Desde FusterGüell recomendamos pedir asesoramiento si:

• No tienes certeza de si tu software actual es válido.
• Tienes dudas sobre sanciones o plazos.
   

Transición segura a VeriFactu con FusterGüell

En FusterGüell te ayudamos en todo el proceso de adaptación, incorporando un nuevo sistema de facturación que cumple con la normativa VeriFactu.

Ofrecemos una asesoría fiscal, laboral y contable para empresas, pensada para optimizar procesos, garantizar el cumplimiento normativo y liberar tiempo para que te enfoques en hacer crecer tu negocio.

Confía en nuestro equipo para transformar la obligación legal en una oportunidad de mejora y eficiencia. 

Contáctanos y resolveremos tus dudas.