¿Cada cuánto se debe revisar la contabilidad de una empresa?

La revisión de la contabilidad de una empresa no es una tarea menor. 

Revisar los libros contables, los asientos y la coherencia de los movimientos financieros permite no solo evitar errores, sino también tomar decisiones fundamentadas y anticiparse a posibles contingencias con Hacienda.

Ahora bien, ¿cada cuánto debe realizarse esta verificación? ¿Qué se debe tener en cuenta? En este artículo de FusterGüell exploraremos estos aspectos.

Importancia de revisar la contabilidad de forma periódica

La revisión de la contabilidad de una empresa permite detectar errores en los registros, duplicidades, omisiones de gastos deducibles, fallos en los asientos de amortización, y garantizar que las cifras reflejan fielmente la realidad económica de la entidad.

El control financiero es una actividad crítica que debe realizarse con una periodicidad establecida según el tamaño, actividad y complejidad de la empresa. En términos generales, se recomienda:

• • Mensualmente, en negocios con volumen de operaciones constante. 
  • Trimestralmente, como mínimo, para asegurar coherencia con las obligaciones fiscales (IVA, pagos fraccionados, etc.). 
  • Anualmente, como parte del cierre del ejercicio contable.

¿Qué se debe revisar exactamente?

A continuación, desglosamos los elementos más importantes que deben ser verificados en una revisión contable periódica:

1. Conciliación bancaria

Es fundamental cotejar los saldos de las cuentas bancarias con los que figuran en la contabilidad. Esta revisión permite:

• • Identificar movimientos no registrados (como comisiones, ingresos o pagos automáticos). 
  • Detectar errores de contabilización o duplicidades. 
  • Asegurar que no existan ingresos o gastos omitidos.

2. Facturación

Debe revisarse tanto la facturación emitida como la recibida, asegurando que:

• • Todas las facturas estén contabilizadas y archivadas correctamente.  

• • Se respeten los criterios de devengo y correlación contable. 
  • No falten facturas por registrar, lo que podría afectar al resultado del ejercicio o al IVA declarado. 
  • La numeración sea correlativa, sin saltos ni duplicidades.

3. Asientos contables

La revisión de los asientos contables es crucial para asegurar la integridad de la contabilidad. Deben prestarse especial atención a:

• • Asientos relacionados con nóminas, seguridad social y retenciones de IRPF.  

• • Compras y ventas, verificando su correcta clasificación contable.  

• • Impuestos devengados y pagados.  

• • Ajustes por periodificación, provisiones o regularizaciones.

4. Cuentas de IVA

El control del IVA soportado y repercutido es esencial, ya que afecta directamente a las liquidaciones periódicas. Conviene:

• • Revisar que los tipos de IVA aplicados sean correctos.  

• • Confirmar que no existan duplicidades ni omisiones en la declaración.  

• • Verificar que el criterio de deducibilidad del IVA soportado se aplique correctamente.

5. Amortizaciones

El control del inmovilizado y su amortización debe realizarse con detalle:

• • Confirmar que los activos están registrados con la información correcta (valor, fecha de adquisición, naturaleza). 
  • Verificar que se aplican los coeficientes y períodos de amortización según la normativa fiscal y contable. 

• • Detectar posibles activos dados de baja que siguen amortizándose indebidamente.

Cierres contables y cierre del ejercicio contable

Una revisión más exhaustiva ocurre al finalizar cada año. El cierre contable anual es una obligación formal que permite dejar el ejercicio cerrado y preparar los estados financieros. Este proceso incluye:

• • Cierre de todas las cuentas de ingresos y gastos. 
  • Verificación de las cuentas patrimoniales. 
  • Cierre de asientos contables, dejando la contabilidad preparada para el siguiente ejercicio. 
  • Registro del asiento de regularización de ingresos y gastos, que permite calcular el resultado del ejercicio. 

La regularización de gastos e ingresos es un paso técnico indispensable para que el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida) se refleje correctamente y se traslade al patrimonio neto.

¿Cómo hacer un cierre contable correcto?

El cierre contable va más allá de pulsar un botón en el software. Implica rigor técnico, conocimiento normativo y análisis. A grandes rasgos, deben tenerse en cuenta:

• • Analizar todas las cuentas contables: detectar movimientos inusuales, revisar saldos acumulados. 
  • Cerrar las cuentas de resultados: se trasladan a una cuenta de pérdidas y ganancias. 
  • Revisar las cuentas fiscales: provisiones, impuestos devengados, anticipos. 
  • Generar el asiento de regularización. 
  • Registrar el asiento de cierre del ejercicio. 

En definitiva, cómo hacer un cierre contable de forma profesional requiere preparación y método. No es solo un proceso administrativo, es también una declaración del estado económico de la empresa.

Consecuencias de no revisar bien la contabilidad

Omitir una revisión contable rigurosa puede acarrear importantes riesgos para la empresa, tanto a nivel legal como operativo. A continuación, se detallan las principales consecuencias:

1. Sanciones y requerimientos de la Agencia Tributaria

Errores en la declaración de impuestos, omisiones de ingresos o deducciones indebidas pueden dar lugar a:

• • Inspecciones o comprobaciones tributarias.  

• • Sanciones económicas por infracciones leves, graves o muy graves.  

• • Recargos por declaraciones fuera de plazo o por regularizaciones voluntarias.  

• • Pérdida de beneficios fiscales por incumplimiento de requisitos formales o contables.

2. Toma de decisiones errónea

La contabilidad es una herramienta que no puede faltar para la gestión empresarial. Si los datos son incorrectos:

• • Se pueden tomar decisiones basadas en resultados irreales (por ejemplo, invertir cuando no hay margen real). 

• • Se corre el riesgo de fijar precios, presupuestos o estrategias equivocadas.  

• • Se pierde capacidad de anticipación ante problemas de rentabilidad o exceso de costes.

3. Problemas de liquidez y flujo de caja

Una contabilidad desordenada impide detectar:

• • Pagos duplicados o innecesarios.  

• • Ingresos mal registrados o cobrados fuera de plazo.  

• • Gastos recurrentes que podrían optimizarse o renegociarse. Esto puede generar tensiones de tesorería y afectar a la operativa diaria del negocio.

4. Dificultades para acceder a financiación

Los bancos, inversores y entidades públicas exigen estados financieros claros y fiables. Si la contabilidad no refleja fielmente la situación de la empresa:

• • Se reducen las posibilidades de obtener préstamos, líneas de crédito o subvenciones.  

• • Se genera desconfianza y falta de transparencia ante terceros.  

• • Puede implicar costes adicionales (auditorías, asesoramientos externos, avales). 

5. Pérdida de control interno

Una contabilidad deficiente debilita el control interno del negocio, lo que puede derivar en:

• • Errores sistemáticos no detectados a tiempo.  

• • Posibles fraudes o desviaciones no controladas.  

• • Dificultad para responder ante requerimientos legales, fiscales o mercantiles.

Cómo se ve una contabilidad bien gestionada

Una empresa que revisa su contabilidad mensualmente y realiza un cierre contable riguroso, obtiene beneficios concretos:

• • Puede anticiparse a necesidades de liquidez.  

• • Ajusta su política de precios con base en datos reales.  

• • Optimiza su carga fiscal mediante una regularización de gastos e ingresos eficaz.  
  • Aumenta su credibilidad frente a entidades financieras e inversores. 

Prepara tu empresa para un cierre contable sin errores

Revisar la contabilidad no es una acción aislada ni puntual. Es un proceso continuo que debe integrarse en la gestión de cualquier negocio.

Ya sea una pyme, una startup o una empresa consolidada, el control riguroso de los registros contables es la única forma de tener un diagnóstico fiable de la situación financiera y operar con seguridad jurídica.

En FusterGüell, contamos con un equipo de profesionales capacitados en asesoría fiscal, financiera y contable, para optimizar cada una de las operaciones y llevar tus números al día, sin complicaciones. Contáctanos ahora y te asesoraremos.