Cada quant cal revisar la comptabilitat d’una empresa?

La revisió de la comptabilitat d’una empresa no és una tasca menor.

Revisar els llibres comptables, els seients i la coherència dels moviments financers permet no sols evitar errors, sinó també prendre decisions fonamentades i anticipar-se a possibles contingències amb Hisenda.

Ara bé, cada quant s’ha de fer aquesta revisió? Què cal tenir en compte? En aquest article de FusterGüell explorarem aquests aspectes.

Importància de revisar la comptabilitat de forma periòdica

La revisió de la comptabilitat d’una empresa permet detectar errors als registres, duplicitats, omissions de despeses deduïbles, fallades als seients d’amortització, i garantir que les xifres reflecteixen fidelment la realitat econòmica de l’entitat.

El control financer és una activitat crítica que s’ha de fer amb una periodicitat establerta segons la mida, l’activitat i la complexitat de l’empresa. En termes generals, es recomana:

• • Mensualment, en negocis amb volum d’operacions constant.
  • Trimestralment, com a mínim, per assegurar coherència amb les obligacions fiscals (IVA, pagaments fraccionats, etc.).
  • Anualment, com a part del tancament de l’exercici comptable.

Què cal revisar exactament?

A continuació, desglossem els elements més importants que han de ser verificats en una revisió comptable periòdica:

1. Conciliació bancària

És fonamental confrontar els saldos dels comptes bancaris amb què figuren en la comptabilitat. Aquesta revisió permet:

• • Identificar moviments no registrats (com ara comissions, ingressos o pagaments automàtics).
  • Detectar errors de comptabilització o duplicitats.
  • Assegurar que no hi hagi ingressos o despeses omeses.

2. Facturació

S’ha de revisar tant la facturació emesa com la rebuda, assegurant que:

• • Totes les factures estiguin comptabilitzades i arxivades correctament.

• • Es respectin els criteris de meritació i correlació comptable.
  • No faltin factures per registrar, cosa que podria afectar el resultat de l’exercici o l’IVA declarat.
  • La numeració sigui correlativa, sense salts ni duplicitats.

3. Seients comptables

La revisió dels seients comptables és crucial per assegurar la integritat de la comptabilitat. S’han de prestar especial atenció a:

• • Seients relacionats amb nòmines, seguretat social i retencions d’IRPF.

• • Compres i vendes, verificant-ne la correcta classificació comptable.

• • Impostos meritats i pagats.

• • Ajustaments per periodificació, provisions o regularitzacions.

4. Comptes d’IVA

El control de l’IVA suportat i repercutit és essencial, ja que afecta directament les liquidacions periòdiques. Convé:

• • Reviseu que els tipus d’IVA aplicats siguin correctes.

• • Confirmar que no hi hagi duplicitats ni omissions a la declaració.

• • Verificar que el criteri de deduïbilitat de l’IVA suportat s’apliqui correctament.

5. Amortitzacions

El control de l’immobilitzat i la seva amortització s’ha de fer amb detall:

• • Confirmeu que els actius estan registrats amb la informació correcta (valor, data d’adquisició, naturalesa).
  • Verificar que s’apliquen els coeficients i els períodes d’amortització segons la normativa fiscal i comptable.

• • Detectar possibles actius donats de baixa que continuen amortitzant-se indegudament.

Tancaments comptables i tancament de l’exercici comptable

Una revisió més exhaustiva passa en acabar cada any. El tancament comptable anual és una obligació formal que permet deixar l’exercici tancat i preparar els estats financers. Aquest procés inclou:

• • Tancament de tots els comptes d’ingressos i despeses.
  • Verificació dels comptes patrimonials.
  • Tancament de seients comptables, deixant la comptabilitat preparada per al següent exercici.
  • Registre de l’assentament de regularització d’ingressos i despeses, que permet calcular el resultat de l’exercici.

La regularització de despeses i ingressos és un pas tècnic indispensable perquè el resultat de l’exercici (benefici o pèrdua) es reflecteixi correctament i es traslladi al patrimoni net.

Com fer un tancament comptable correcte?

El tancament comptable va més enllà de prémer un botó al programari. Implica rigor tècnic, coneixement normatiu i anàlisi. A grans trets, cal tenir en compte:

• • Analitzar tots els comptes comptables: detectar moviments inusuals, revisar saldos acumulats.
  • Tancar els comptes de resultats: es traslladen a un compte de pèrdues i guanys.
  • Revisar els comptes fiscals: provisions, impostos meritats, bestretes.
  • Generar el seient de regularització.
  • Registrar el seient de tancament de l’exercici .

En definitiva, com fer un tancament comptable de manera professional requereix preparació i mètode. No és només un procés administratiu, també és una declaració de l’estat econòmic de l’empresa.

Conseqüències de no revisar bé la comptabilitat

Ometre una revisió comptable rigorosa pot comportar riscos importants per a l’empresa, tant a escala legal com operatiu. A continuació, es detallen les principals conseqüències:

1. Sancions i requeriments de l’Agència Tributària

Errors a la declaració d’impostos, omissions d’ingressos o deduccions indegudes poden donar lloc a:

• • Inspeccions o comprovacions tributàries.

• • Sancions econòmiques per infraccions lleus, greus o molt greus.

• • Recàrrecs per declaracions fora de termini o per regularitzacions voluntàries.

• • Pèrdua de beneficis fiscals per incompliment de requisits formals o comptables.

2. Presa de decisions errònia

La comptabilitat és una eina que no pot faltar per a la gestió empresarial. Si les dades són incorrectes:

• • Es poden prendre decisions basades en resultats irreals (per exemple, invertir quan no hi ha marge real).

• • Es corre el risc de fixar preus, pressupostos o estratègies equivocades.

• • Es perd capacitat d’anticipació davant de problemes de rendibilitat o excés de costos.

3. Problemes de liquiditat i flux de caixa

Una comptabilitat desordenada impedeix detectar:

• • Pagaments duplicats o innecessaris.

• • Ingressos mal registrats o cobrats fora de termini.

• • Despeses recurrents que podrien optimitzar-se o renegociar-se. Això pot generar tensions de tresoreria i afectar l’operativa diària del negoci.

4. Dificultats per accedir a finançament

Els bancs, els inversors i les entitats públiques exigeixen estats financers clars i fiables. Si la comptabilitat no reflecteix fidelment la situació de l’empresa:

• • Es redueixen les possibilitats d‟obtenir préstecs, línies de crèdit o subvencions.

• • Es genera desconfiança i manca de transparència davant de tercers.

• • Pot implicar costos addicionals (auditories, assessoraments externs, avals).

5. Pèrdua de control intern

Una comptabilitat deficient debilita el control intern del negoci, cosa que pot derivar en:

• • Errors sistemàtics no detectats a temps.

• • Possibles fraus o desviacions no controlades.

• • Dificultat per respondre davant de requisits legals, fiscals o mercantils.

Com es veu una comptabilitat ben gestionada

Una empresa que revisa la seva comptabilitat mensualment i realitza un tancament comptable rigorós, obté beneficis concrets:

• • Es pot anticipar a necessitats de liquiditat.

• • Ajusteu la vostra política de preus basada en dades reals.

• • Optimitza la càrrega fiscal mitjançant una regularització de despeses i ingressos eficaç.
  • Augmenta la seva credibilitat davant d’entitats financeres i inversors.

Prepara la teva empresa per a un tancament comptable sense errors

Revisar la comptabilitat no és una acció aïllada ni puntual. És un procés continu que s’ha d’integrar a la gestió de qualsevol negoci.

Ja sigui una pime, una empresa emergent o una empresa consolidada, el control rigorós dels registres comptables és l’única manera de tenir un diagnòstic fiable de la situació financera i d’operar amb seguretat jurídica.

A FusterGüell, disposem d’un equip de professionals capacitats en assessoria fiscal, financera i comptable, per optimitzar cadascuna de les operacions i portar els teus números al dia, sense complicacions. Contacta amb nosaltres ara i t’assessorarem.