Quan la teva empresa necessita una auditoria de comptes i com preparar-se

Molts administradors de societats limitades al Vallès Oriental es fan la mateixa pregunta a l’entorn del tancament de l’exercici: estem obligats a auditar els nostres comptes aquest any? La resposta no sempre és evident. L’auditoria de comptes obligatòria depèn d’uns llindars concrets que, un cop superats durant dos exercicis consecutius, activen una obligació legal amb conseqüències reals si s’incompleix.

En aquest article de FusterGüell, expliquem quan és obligatòria l’auditoria de comptes anuals, quins requisits activen aquesta obligació per a una societat limitada, qui pot sol·licitar-la encara que no sigui obligatòria, i com preparar l’empresa per afrontar el procés sense ensurts.

Què és una auditoria de comptes i per a què serveix

Una auditoria de comptes és una revisió independent i exhaustiva dels comptes anuals d’una empresa. El seu objectiu és verificar que els estats financers (balanç, compte de pèrdues i guanys, memòria i, si escau, estat de fluxos d’efectiu) reflecteixen de forma fidel la situació econòmica i patrimonial de la societat, d’acord amb la normativa comptable vigent a Espanya.

La feina la realitza un auditor de comptes o societat auditora inscrita en el Registre Oficial d’Auditors de Comptes (ROAC), que actua amb independència total de l’empresa auditada. El resultat és un informe d’auditoria que s’adjunta als comptes anuals abans de dipositar-los al Registre Mercantil.

Convé distingir tres tipus d’auditoria segons el seu origen:

• Auditoria legal o obligatòria: la que exigeix la normativa mercantil quan se superen els llindars legals o es compleixen determinats criteris específics.
• Auditoria voluntària: la que sol·licita la pròpia empresa (o un soci minoritari sota certes condicions) encara que la llei no ho exigeixi.
• Auditoria interna: procés realitzat amb mitjans propis de l’empresa per controlar riscos i processos interns. No té validesa davant tercers i no substitueix l’auditoria legal.

Quan és obligatòria l’auditoria de comptes per a una societat limitada

L’obligació de sotmetre els comptes anuals a auditoria externa està regulada en la Llei de Societats de Capital i en la Llei d’Auditoria de Comptes. El criteri general estableix que una empresa queda obligada si, durant dos exercicis consecutius, supera almenys dos dels tres límits següents:

La lògica del doble exercici consecutiu és important: no n’hi ha prou de superar els llindars en un sol any. L’obligació neix quan es supera el límit durant dos anys seguits, i cessa quan es torna a estar per sota de dos dels tres criteris durant també dos exercicis consecutius.

Altres casos en què l’auditoria és obligatòria encara que no se superin els llindars

Hi ha supòsits en els quals l’obligació d’auditar-se existeix amb independència de la mida de l’empresa. Els més habituals per a pimes del Vallès Oriental són els següents:

• Societats que formen part d’un grup consolidat, independentment de la seva mida individual.
• Entitats que reben subvencions o ajudes públiques superiors a 600.000 euros en l’exercici.
• Empreses participades per entitats públiques en determinats percentatges.
• Societats que emeten obligacions en oferta pública.

En tots aquests casos, el nomenament de l’auditor l’ha de dur a terme la junta general de socis abans que finalitzi l’exercici que s’auditarà. Si la junta no el nomena en termini, qualsevol soci pot sol·licitar-ho al Registre Mercantil, que designarà un auditor independent.

Qui pot sol·licitar una auditoria encara que no sigui obligatòria

L’auditoria voluntària no està reservada a grans empreses. Qualsevol societat pot acordar-la en junta o contractar directament un auditor inscrit en el ROAC. Però hi ha una figura que mereix una atenció especial: el soci minoritari.

D’acord amb la Llei de Societats de Capital, un o diversos socis que representin almenys el 5 % del capital social poden sol·licitar al Registre Mercantil la designació d’un auditor extern perquè verifiqui els comptes anuals. El termini per exercir aquest dret és de tres mesos des del tancament de l’exercici social. Un cop sol·licitada, l’empresa està obligada a facilitar a l’auditor designat tota la informació que necessiti per emetre el seu informe.

Aquest mecanisme és rellevant en societats tancades on els socis minoritaris tenen accés limitat a la informació comptable. Si la teva empresa té socis que no participen en la gestió diària, convé tenir-ho en compte com a part del govern corporatiu. Per saber més sobre els drets que assisteixen els socis sense majoria, pots consultar el nostre article sobre el que els socis minoritaris poden sol·licitar.

Què inclou l’informe d’auditoria i quins tipus d’opinions existeixen

L’informe d’auditoria és el document que sintetitza la feina de l’auditor i la seva conclusió sobre la fiabilitat dels comptes. Inclou la descripció dels procediments realitzats, les àrees revisades i, fonamentalment, l’opinió de l’auditor sobre si els estats financers reflecteixen la imatge fidel de l’empresa.

Hi ha quatre tipus d’opinió:

• Favorable sense reserves: els comptes estan ben formulats i no presenten errors significatius.
• Favorable amb reserves: els comptes són substancialment correctes, però hi ha aspectes concrets que l’auditor considera rellevants i que no han estat tractats d’acord amb la normativa.
• Desfavorable: els comptes no reflecteixen la imatge fidel de l’empresa.
• Denegada: l’auditor no ha pogut obtenir informació suficient per emetre una opinió.

Quan convé fer una auditoria voluntària

Encara que la teva empresa no superi els llindars que activen l’obligació legal, hi ha situacions en les quals contractar una auditoria voluntària té sentit des d’una perspectiva estrictament empresarial.

Abans d’una operació de compravenda o fusió

Quan es planteja la venda total o parcial d’una societat, o una fusió amb una altra empresa, les parts compradores o els nous socis exigiran certesa sobre els estats financers. Un informe d’auditoria elaborat per un tercer independent elimina incertesa i accelera el procés de due diligence. Intentar negociar sense comptes auditades en una operació d’una certa envergadura sol traduir-se en descomptes de preu o en bloquejos durant la negociació.

Per accedir a finançament bancari o inversió privada

Els bancs i els inversors privats són més receptius a empreses que presenten comptes verificades per experts independents. Una auditoria voluntària demostra que l’empresa té control sobre la seva informació financera i que no hi ha sorpreses ocultes en el balanç. Per a societats que gestionen la seva comptabilitat empresarial de forma rigorosa, l’auditoria és una extensió natural d’aquest rigor davant tercers.

Quan hi ha sospites d’irregularitats internes

Cap problema comptable millora amb el temps. Si existeix la més mínima sospita d’errors en els registres, de gestió inadequada de cobraments i pagaments, o de possibles inconsistències en la informació que arriba als administradors, una auditoria independent és la forma més eficient d’obtenir un diagnòstic objectiu.

En fases de creixement o expansió significativa

Una empresa que està obrint noves línies de negoci, internacionalitzant-se o incorporant nous socis necessita una base financera sòlida i verificada sobre la qual construir aquestes decisions. L’expansió assumeix riscos; reduir la incertesa sobre el punt de partida és una decisió prudent.

Com preparar la teva empresa per a una auditoria de comptes

Una auditoria ben preparada és més àgil, menys costosa i genera menys friccions amb l’equip. Aquests són els aspectes que convé tenir organitzats abans que l’auditor iniciï la seva feina.

Organització de la documentació comptable

L’auditor revisarà la comptabilitat de l’empresa en detall: llibres de comptabilitat, justificants d’assentaments, factures de proveïdors i clients, extractes bancaris i conciliacions, contractes rellevants i qualsevol documentació que doni suport a les xifres dels comptes anuals. Com més ordenada i accessible estigui aquesta documentació, menys temps requerirà el procés i menor serà el cost.

Tancament comptable rigorós

Abans de l’auditoria, el tancament de l’exercici ha d’estar completament finalitzat. Això inclou la periodificació d’ingressos i despeses, la dotació de provisions, el càlcul d’amortitzacions, la valoració d’existències i la conciliació de comptes amb clients i proveïdors. Un tancament provisional o incomplet obliga l’auditor a treballar amb xifres provisionals, cosa que allarga el procés i pot generar reserves evitables.

Dipòsit de comptes en el Registre Mercantil

Els comptes anuals auditats han de dipositar-se en el Registre Mercantil dins del termini legal. L’incompliment del termini de dipòsit té conseqüències que van des de la impossibilitat d’inscriure actes socials fins a sancions econòmiques i, en casos de reincidència, responsabilitat directa dels administradors. L’informe d’auditoria forma part del conjunt de documents que es presenten juntament amb els comptes anuals.

Assessorament comptable i empresarial a Granollers i el Vallès Oriental per auditar els teus comptes

Determinar si la teva empresa està obligada a auditar-se, gestionar el nomenament de l’auditor en els terminis correctes, preparar el tancament comptable perquè el procés sigui net i sense reserves, o valorar si una auditoria voluntària té sentit en la teva situació concreta: tot això requereix una anàlisi tècnica que va més enllà de revisar si els números de l’any passat superen un llindar.

A FusterGüell, el nostre equip d’assessoria comptable i empresarial a Granollers i Cardedeu acompanya pimes i societats limitades del Vallès Oriental en la gestió comptable ordinària, el tancament d’exercici i la coordinació amb auditors externs quan el procés ho requereix.

Si tens dubtes sobre l’obligatorietat de l’auditoria a la teva empresa o vols revisar l’estat de la teva comptabilitat abans del tancament, contacta amb els nostres professionals.