Li recordem que cada vegada que un treballador comença a treballar en la seva empresa, vostè li ha de demanar que empleni el model 145, indicant quines són les seves dades personals i familiars. Aquesta informació li servirà a la seva empresa per calcular la retenció que haurà de practicar-li en la nòmina.
A més, haurà d’informar als seus empleats que si en el futur canvia alguna de les circumstàncies informades inicialment, també hauran de comunicar-li-ho mitjançant el model 145.
Per obtenir la previsió d’ingressos d’un treballador, computi el seu salari fix anual i la retribució variable que previsiblement percebrà. Computi com a mínim el variable de l’any anterior, tret que existeixin elements objectius que acreditin que aquest any serà inferior. Afegeixi també els salaris en espècie.
Per saber la situació familiar dels seus empleats, demani’ls que completin i li lliurin el model 145. Si un empleat ja li va lliurar aquest model anteriorment (per exemple, quan va signar el contracte de treball) no és imprescindible que cada any l’hi torni a lliurar, excepte si es modifiquen les seves circumstàncies personals. No obstant això, perquè la seva empresa tingui sempre les dades actualitzades el millor és que cada mes de gener sol·liciti a la seva plantilla que li lliuri aquest model emplenat.
La comunicació de les dades relatives a la situació personal i familiar del perceptor, haurà d’efectuar-se amb anterioritat al primer dia de cada any natural o de l’inici de la relació laboral, considerant la situació que previsiblement existirà en aquestes dates. El pagador haurà de conservar a la disposició de l’administració tributària, al costat de les comunicacions presentades pels perceptors, els documents que hagin estat aportats acompanyant-les.
La falta de comunicació al pagador de les circumstàncies personals i familiars, així com de la realització de pagaments que influeixen en la determinació del tipus de retenció, determinarà que aquell apliqui el tipus de retenció corresponent sense tenir en compte aquestes circumstàncies.
Atenció. La inclusió de dades falses, incompletes o inexactes en aquesta comunicació, així com la falta de comunicació de variacions que, d’haver estat conegudes pel pagador, haguessin determinat una retenció superior, constitueix infracció tributària sancionable amb multa del 35 al 150 per 100 de les quantitats que s’haguessin deixat de retenir per aquesta causa.
El moment en què el treballador haurà de comunicar el canvi de les seves circumstàncies personals o familiars serà diferent segons el cas. D’aquesta manera, el treballador haurà d’informar-lo en el termini de 10 dies des que es produeixi el canvi en les seves circumstàncies si es donen els dos requisits següents al mateix temps:
- Quan el canvi suposi un augment del tipus de retenció aplicable.
- Quan per a aquest canvi la llei hagi previst que és possible regularitzar el tipus de retenció a mitjan any.
